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Arbeitsfluss
optimieren durch zentrale Bereitstellung des Produktions-KnowHows
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Im Zeitalter der Informationstechnologien
ist schnell verfügbare Information oft der Schlüssel zum Erfolg, da
schnell verfügbare Information wertvolle Produktions- oder
Verwaltungszeit einspart,
was die Produktions- bzw. Verwaltungskosten senkt.
In vielen Firmen wird umfangreiches Unternehmenswissen aber oftmals
nur zum großen Teil in den Köpfen
einzelner Mitarbeiter oder immer noch in Papier-Archiven bereit
gehalten. Auch Informationen, die in einer willkürlichen, unlogischen
Verzeichnisstruktur abgelegt sind und dort langwierig gesucht werden
müssen, vergeuden wertvolle Produktions- bzw. Verwaltungszeit und verteuern so ein
Produkt.
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Das Firmen-Netzwerk
inventarisieren und doku- mentieren, zur schnellen Reaktion auf Ausfälle und zum
Überblick der Funktion |
In den meisten
Unternehmen hat sich heute ein Computer-Netzwerk wohl eindeutig durch
gesetzt, um die Arbeitsabläufe zu optimieren und dadurch konkurrenzfähig
zu bleiben. Leider sparen Unternehmen aber immer noch daran, sich eine
kompetente IT-Abteilung mit entsprechenden Mitarbeitern zu leisten, die die
andauernde Verfügbarkeit der IT garantieren. Konstante Verfügbarkeit der
IT ist aber zu einem wesentlichen Kostenfaktor innerhalb des Unternehmens
geworden. Und wieviel mehr ist es deswegen wichtig, dass die IT-Landschaft
auch richtig dokumentiert wird, damit bei Ausfall auch sehr schnell reagiert
werden kann. Nur so lassen sich größere Arbeits- oder Produktionsausfälle vermeiden.
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Mit
einem Intranet HTML- Technologie im inner- betrieblichen lokalen LAN bereit stellen
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Zur
innerbetrieblichen Dokumentation von
Produktions- KnowHow, Verwaltungswissen und -vorlagen
bietet sich als optimalste Lösung ein Intranet an. Ein Intranet stellt
die HTML-Technologie, welche ausreichend aus dem Internet her bekannt
ist, in einem lokalen Netzwerk zur Verfügung.
Die
Vorteile einer solchen Lösung liegen auf der Hand:
Den meisten Mitarbeitern ist der Umgang mit dem Internet-Browser aus
dem privaten Bereich bekannt, so dass langwierige Schulungen über den
richtigen Gebrauch der EDV zur Produktion entfallen
können.
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Gemischte Lösungen
mit Standard-Dokumenten nutzen |
Intranets
erobern immer mehr innerbetriebliche EDV-Strukturen, da die vielen
Vorteile immer mehr Firmen bekannt wird. Eine reine PDF-Struktur hat
gegenüber dem Intranet einige Nachteile, ist aber immer noch sehr gut
geeignet zur innerbetrieblichen Dokumentation, auch hinsichtlich der
gleichzeitigen Verwendung zur Dokumentation für Kunden. Gemischte
Lösungen mit Standard-Dokumenten wie Word und/oder Excel und/oder
reinen Text-Dateien (txt), bieten eigentlich fast nur Nachteile, sind
aber komischer Weise am weitesten verbreitet. Solche Strukturen
wachsen aus keinen klaren Richtlinien hinsichtlich der
innerbetrieblichen Unternehmensstrategie und sind, einmal gewachsen,
hinterher nur sehr schwer wieder in eine dem Arbeitsfluss dienende
Struktur zurückzuführen. |
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Strukturierte
Formulare für optimalen Arbeitsfluss verwenden |
Gut strukturierte, übersichtliche Formulare für immer wiederkehrende
Aufgaben in einer Firma zu verwenden, bringen für einen verbesserten
Arbeitsfluss entscheidende Vorteile. So können Informationen schnell und
übersichtlich festgehalten und abgelegt werden.
Formulare, die weiter nur innerhalb der EDV als elektronisches Dokument zur
Verfügung stehen und nicht in Papierform, können so gestaltet werden, dass
sie direkt am Bildschirm ausgefüllt und gespeichert werden können. Diese
können, wie ein HTML-Pool, auch untereinander verlinkt werden.
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Übersichtlich,
klar und deutlich für Kunden auf den Punkt gebracht
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Viele
Unternehmen produzieren Produkte, die einen richtigen Umgang mit dem Produkt
erfordern. Dokumentationen dafür sollten so verfasst
sein, dass der problemlose Einstieg in das Produkt auch möglich ist. Eine
schlechte Dokumentation des Produkts schafft Ärger mit den Kunden, wenn sie
wegen der Dokumentation nicht mit dem Produkt klar kommen. Sie werden ein
Folgeprodukt des Unternehmens nicht mehr kaufen und das Produkt auch nicht
weiter empfehlen. Durch
eine schlechte Dokumentation kann somit wertvolles Kundenpotenzial verloren
oder erst gar nicht gewonnen werden. |
Umsetzung von Dokumentationen |
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Richtiges
Format für die jeweilige Dokumentation wählen
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Dokumentationen können
von uns in vielen Formaten ausgeführt werden. In der Vergangenheit haben
sich aber bestimmte Formate für bestimmte Bereiche heraus
kristallisiert.
1. HTML-Lösungen
2. PDF-Lösungen
3. Gemischte
Lösungen (Word, Excel, JPG)
4. Reine
Druckvorlagen
Für Netzwerk-Dokumentationen bieten sich nochmals andere Vorgehensweisen
an, die über eine Datenbank und speziellen Software-Lösungen realisiert
werden sollten |
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PDF-Dokumente
innerbetrieblich und/oder zur Kundeninformation nutzen
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PDF-Dokumente
bieten für die zur Verfügungstellung von Dokumentationen innerbetrieblich
sowie für Kunden ähnliche Vorteile wie die HTML-Technologie. So können
diese Dokumente von Benutzern nicht verändert werden, oder zusammen gehörende
Teile einer Dokumentation können über eine Link-Leiste übersichtlich
miteinander verbunden werden. Dies aber nur innerhalb des selben Dokuments,
nicht wie bei der HTML-Technologie, wo viele einzelne Dokumente logisch
geordnet verbunden werden können. Ein
weiterer Nachteil von PDF-Dokumenten für den innerbetrieblichen Gebrauch
ist, dass diese in einer Verzeichnisstruktur zur Verfügung gestellt werden
müssen. |
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Print-Medien
für die Produkt- Dokumentation für Kunden nutzen |
Mit
dem Einzug der Informations-Technologie in die Geschäftswelt und den
privaten Bereich, sind elektronische Dokumente für Kunden immer mehr auf
dem Vormarsch. Immer mehr Firmen gehen dazu über Ihre
Produkt-Dokumentation, und sogar ihre Produkte (soweit möglich),
ausschließlich auf ihrer Internet-Seite zur Verfügung zu stellen
(äußerst kostengünstig). Dennoch werden Dokumentationen als Print-Medium
auch in absehbarer Zeit ihren Stellenwert als Beilage zum gelieferten
Produkt behalten. Computer verbreiten sich zwar immer schneller, aber viele
Kunden verfügen auch heute noch nicht über einen problemlosen Zugang zum
Internet.
Produkt-Dokumentationen
als Print-Medium haben aber auch viele andere Vorteile.
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Mit Prozessablaufplänen die
Arbeitsabläufe und/oder das Produktions-Know-How dokumentieren |
Mittels Prozessablauf-Plänen können
hervorragend und logisch Arbeitsabläufe dokumentiert werden, da diese
meistens immer wiederkehrende Aufgabe beinhalten. Ebenso eignen sich
Prozessablaufpläne auch als einfache Montage-Anleitungen, wenn kein
großartiges Bildmaterial zur Montage benötigt wird.
Prozessablauf-Pläne können innerhalb der betrieblichen Dokumentation in
einem Intranet als HTML-Dokument, oder als PDF- bzw. als JPEG-Dokument für Mitarbeiter zur
Verfügung gestellt werden, so dass schnell über die EDV Arbeits- bzw.
Produktions-Abläufe nachgelesen werden können.
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