Arbeitsfluss optimieren durch zentrale Bereitstellung des Produktions-KnowHows

Im Zeitalter der Informationstechnologien ist schnell verfügbare Information oft der Schlüssel zum Erfolg, da schnell verfügbare Information wertvolle Produktions- oder Verwaltungszeit einspart, was die Produktions- bzw. Verwaltungskosten senkt.

In vielen Firmen wird umfangreiches Unternehmenswissen aber oftmals nur zum großen Teil in den Köpfen einzelner Mitarbeiter oder immer noch in Papier-Archiven bereit gehalten. Auch Informationen, die in einer willkürlichen, unlogischen Verzeichnisstruktur abgelegt sind und dort langwierig gesucht werden müssen, vergeuden wertvolle Produktions- bzw. Verwaltungszeit und verteuern so ein Produkt.

In den meisten Unternehmen hat sich heute ein Computer-Netzwerk wohl eindeutig durch gesetzt, um die Arbeitsabläufe zu optimieren und dadurch konkurrenzfähig zu bleiben. Leider sparen Unternehmen aber immer noch daran, sich eine kompetente IT-Abteilung mit entsprechenden Mitarbeitern zu leisten, die die andauernde Verfügbarkeit der IT garantieren. Konstante Verfügbarkeit der IT ist aber zu einem wesentlichen Kostenfaktor innerhalb des Unternehmens geworden. Und wieviel mehr ist es deswegen wichtig, dass die IT-Landschaft auch richtig dokumentiert wird, damit bei Ausfall auch sehr schnell reagiert werden kann. Nur so lassen sich größere Arbeits- oder Produktionsausfälle vermeiden.

Mit einem Intranet HTML- Technologie im inner- betrieblichen lokalen LAN bereit stellen

Zur innerbetrieblichen Dokumentation von Produktions- KnowHow, Verwaltungswissen und -vorlagen bietet sich als optimalste Lösung ein Intranet an. Ein Intranet stellt die HTML-Technologie, welche ausreichend aus dem Internet her bekannt ist, in einem lokalen Netzwerk zur Verfügung.

Die Vorteile einer solchen Lösung liegen auf der Hand:
Den meisten Mitarbeitern ist der Umgang mit dem Internet-Browser aus dem privaten Bereich bekannt, so dass langwierige Schulungen über den richtigen Gebrauch der EDV zur Produktion entfallen können. 

Intranets erobern immer mehr innerbetriebliche EDV-Strukturen, da die vielen Vorteile immer mehr Firmen bekannt wird. Eine reine PDF-Struktur hat gegenüber dem Intranet einige Nachteile, ist aber immer noch sehr gut geeignet zur innerbetrieblichen Dokumentation, auch hinsichtlich der gleichzeitigen Verwendung zur Dokumentation für Kunden. 

Gemischte Lösungen mit Standard-Dokumenten wie Word und/oder Excel und/oder reinen Text-Dateien (txt), bieten eigentlich fast nur Nachteile, sind aber komischer Weise am weitesten verbreitet. Solche Strukturen wachsen aus keinen klaren Richtlinien hinsichtlich der innerbetrieblichen Unternehmensstrategie und sind, einmal gewachsen, hinterher nur sehr schwer wieder in eine dem Arbeitsfluss dienende Struktur zurückzuführen.

Übersichtlich, klar und deutlich für Kunden auf den Punkt gebracht

Viele Unternehmen produzieren Produkte, die einen richtigen Umgang mit dem Produkt erfordern. Dokumentationen dafür sollten so verfasst sein, dass der problemlose Einstieg in das Produkt auch möglich ist.

Eine schlechte Dokumentation des Produkts schafft Ärger mit den Kunden, wenn sie wegen der Dokumentation nicht mit dem Produkt klar kommen. Sie werden ein Folgeprodukt des Unternehmens nicht mehr kaufen und das Produkt auch nicht weiter empfehlen. 

Durch eine schlechte Dokumentation kann somit wertvolles Kundenpotenzial verloren oder erst gar nicht gewonnen werden.

Richtiges Format für die jeweilige Dokumentation wählen

Dokumentationen können von uns in vielen Formaten ausgeführt werden. In der Vergangenheit haben sich aber bestimmte Formate für bestimmte Bereiche heraus kristallisiert. 

          1. HTML-Lösungen
          2. PDF-Lösungen
          3. Gemischte Lösungen (Word, Excel, JPG)
          4. Reine Druckvorlagen

Für Netzwerk-Dokumentationen bieten sich nochmals andere Vorgehensweisen an, die über eine Datenbank und speziellen Software-Lösungen realisiert werden sollten

PDF-Dokumente innerbetrieblich und/oder zur Kundeninformation nutzen

PDF-Dokumente bieten für die zur Verfügungstellung von Dokumentationen innerbetrieblich sowie für Kunden ähnliche Vorteile wie die HTML-Technologie. So können diese Dokumente von Benutzern nicht verändert werden, oder zusammen gehörende Teile einer Dokumentation können über eine Link-Leiste übersichtlich miteinander verbunden werden. Dies aber nur innerhalb des selben Dokuments, nicht wie bei der HTML-Technologie, wo viele einzelne Dokumente logisch geordnet verbunden werden können.

Ein weiterer Nachteil von PDF-Dokumenten für den innerbetrieblichen Gebrauch ist, dass diese in einer Verzeichnisstruktur zur Verfügung gestellt werden müssen.

Mit dem Einzug der Informations-Technologie in die Geschäftswelt und den privaten Bereich, sind elektronische Dokumente für Kunden immer mehr auf dem Vormarsch. Immer mehr Firmen gehen dazu über Ihre Produkt-Dokumentation, und sogar ihre Produkte (soweit möglich), ausschließlich auf ihrer Internet-Seite zur Verfügung zu stellen (äußerst kostengünstig). Dennoch werden Dokumentationen als Print-Medium auch in absehbarer Zeit ihren Stellenwert als Beilage zum gelieferten Produkt behalten. Computer verbreiten sich zwar immer schneller, aber viele Kunden verfügen auch heute noch nicht über einen problemlosen Zugang zum Internet.

Produkt-Dokumentationen als Print-Medium haben aber auch viele andere Vorteile.