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  Netzwerk-Dokumentation  / -Inventarisierung     

   Das Firmen-Netzwerk
   inventarisieren und doku-
   mentieren, zur schnellen
   Reaktion auf Ausfälle und
   zum Überblick der Funktion

Warum eine Netzwerk-Dokumentation?

Oft werden heute Fremdfirmen damit beauftragt, das Unternehmens-Netzwerk zu verwalten. Da solche Fremdfirmen aber viele Netzwerke in vielen verschiedenen Firmen betreuen, ist es diesen sicher unmöglich alle relevanten Daten und Konfigurationen des jeweiligen Unternehmens-Netzwerkes, welches sie gerade betreuen, im Überblick zu behalten. Eine eigene IT-Abteilung kann bei größeren Unternehmen, die teils über eine sehr umfangreiche IT-Landschaft verfügt, auch nicht immer den Überblick über alle Funktionen der einzelnen Komponenten wie Serverkonfigurationen, Switch-Konfigurationen, Verkabelung, Client-PC´s, usw. behalten. Deswegen ist es äußerst wichtig, dass die IT-Landschaft mit ihren ganzen Komponenten und deren Konfigurationen auch richtig dokumentiert wird, damit bei Ausfall auch sehr schnell reagiert werden kann. Nur so lassen sich größere Arbeits- oder Produktionsausfälle vermeiden. Konstante Verfügbarkeit der IT ist heute zu einem wesentlichen Kostenfaktor innerhalb des Unternehmens geworden, denn fast nichts ist kostspieliger in Unternehmen, als der tagelange Ausfall der IT.

Netzwerk-Dokumentation für stetige Verfügbarkeit von IT-Wissen im Unternehmen

Das nächste und wahrscheinlich auch wichtigere Argument für eine umfangreiche, eindeutige Netzwerk-Dokumentation, ist der Umstand, dass heute Mitarbeiter fast kaum noch 10 und mehr Jahre in einem Unternehmen beschäftigt sind. Einzelne Mitarbeiter der eigenen IT-Abteilung oder der Fremdfirma, die das Netzwerk einmal eingerichtet haben, wollen sich verändern oder in einem neuen Job aufsteigen. Das Wissen dieser Mitarbeiter über das Netzwerk ist beim Ausscheiden derer unwiderruflich verloren. Neue Mitarbeiter müssen sich über Monate erst in das für sie neue Netzwerk einarbeiten, und Konfigurationen, die von Mitarbeitern einer Fremdfirma gemacht wurden, können nie mehr nachvollzogen werden. All diese Szenarien führen zu einer gewaltigen Kostenexplosion im IT-Bereich.

Ist eine eindeutige Netzwerk-Dokumentation vorhanden, können sich neue Mitarbeiter sehr schnell in das Netzwerk einarbeiten. Oder auch Fremdfirmen wissen über eine Netzwerk-Dokumentation sofort, wo sie ansetzen müssen.

 

Eine von uns entwickelte neue Dimension der Netzwerk-Dokumentation
Durch unsere jahrzehntelange Erfahrung im Bereich der IT konnten wir eine völlig neue Dimension der Netzwerk-Dokumentation entwickeln, um sich schnell und gezielt in einem Unternehmens-Netzwerk zurecht finden zu können. Schaltzentrale unserer Netzwerk-Dokumentation ist eine grafisch so aufgebaute Benutzeroberfläche, die die örtlichen Gegebenheiten innerhalb Ihres Unternehmens widerspiegelt. 

  • Die Informationen zu Netzwerk-Geräten wie, Computer, Server, Switches, Router, Verkabelung, etc. und deren Eigenschaften, wie Standort, besondere Konfigurationen, IP-Adresse, MAC-Adresse, Typ, Ser-Nr., usw. werden dabei aus einer Datenbank (unserer Netzwerk-Inventarisierung) in diese grafische Benutzeroberfläche hinzu geladen. 

  • Es kann am Bildschirm durch die Firma navigiert werden, und es können jederzeit schnell mit ein paar Klicks die Eigenschaften eines Netzwerk-Gerätes (z.B. Computer, Drucker oder Switch, etc.) in einem bestimmten Haus, in einem bestimmten Stockwerk, in einem bestimmten Büro eingesehen werden. 

  • Switche, Drucker und sonstige Geräte mit Web-Interface können direkt aus der Dokumentation heraus angesprochen und verwaltet werden. 

  • Auf Computer kann direkt aus der Dokumentation heraus remote zugegriffen werden. 

  • Vorweg oder während der Eingabe der einzelnen Geräte können direkt vorgefertigte Inventar-Etiketten ausgedruckt werden. 

  • Über die Netzwerk-Verwaltung können Programme zur Netzwerk-Verwaltung eingebunden werden.

  • Über vorgefertigte Berichte und Abfragen auf die Datenbank können schnelle Übersichten über das EDV-Inventar abgerufen werden.

Einige Unternehmen haben vielleicht schon eine EDV-Inventarisierung (vielleicht sogar mit definierten Eigenschaften zu den Geräten) über eine Datenbank. Diese kann dazu verwendet werden, um den schnellen grafischen Überblick über das EDV-Inventar, wo sich dieses im Unternehmen befindet und welche Eigenschaften die Geräte besitzen, über unsere Netzwerk-Dokumentation herzustellen. In anderen Unternehmen, wo noch keine Datenbank zum EDV-Inventar vorhanden ist, wird unsere vorgefertigte Datenbank verwendet, die aber auch individuell auf das Unternehmen zugeschnitten werden kann, auf der dann unsere grafische Netzwerk-Dokumentation aufsetzt.

Sind Gebäudepläne vorhanden, können diese ebenfalls für die grafische Netzwerk-Dokumentation verwendet werden. Anderenfalls erstellen wir auch gerne solche Pläne im Rahmen unserer Netzwerk-Dokumentation.  

 

Lösung ohne Datenbank

Aber auch, wenn keine Lösung mit einer Datenbank gewünscht ist, können das EDV-Inventar und dessen Eigenschaften einfach innerhalb unserer grafischen Netzwerk-Dokumentation bereit gehalten und dargestellt werden.

Nachteile ohne Datenbank:

  • Es können keine Abfragen oder Berichte auf die Datenbank nach vielen Kriterien erfolgen

  • Einfache Dateneingabe von Inventar in Formulare ist nicht möglich

Lösung als reine EDV-Inventarisierung

Natürlich kann auch eine reine EDV-Inventarisierung, ohne dass das Netzwerk zusätzlich grafisch dokumentiert wird, mit unserer vorgefertigten Datenbank durchgeführt werden. Dies kann entweder über unsere lokale Datenbank erfolgen (die aber für den Multiuser-Zugriff auch im Netzwerk abgelegt werden kann), oder ebenfalls über ein Frontend- / Backend-System realisiert werden (SQL-Server als Backend, unsere Datenbank als Frontend). Die grafische Benutzeroberfläche zur Dokumentation des Netzwerkes entfällt hierbei.

Anmerkung: Die Gestaltung der Formulare der Datenbank kann bei Bedarf an ein firmeneigenes Design angepasst werden. Alle Items sind frei wählbar.

Die reine EDV-Inventarisierungslösung kann als geschlossenes oder als offenes System erworben werden.

 

Geschlossenes System: 

Die Datenbank wird so wie von uns vorgefertigt erworben. Eigene Anpassungen sind nicht möglich.

 

Offenes System:

Die von uns vorgefertigte Datenbank kann frei nach eigenen Wünschen verändert und selber an das Unternehmen angepasst werden.

 

Anmerkung: 

Aus steuerlichen Gründen müssen/sollten Unternehmen neben der EDV-Inventarisierung auch ihren gesamten Bestand an Inventar katalogisieren. Unsere Datenbank zur EDV-Inventarisierung kann auf Wunsch auch schnell mit weiteren Modulen zur Inventarisierung von Mobilar, Maschinen, Werkzeuge, usw. ausgebaut werden.

 

Die gesamte Netzwerk-Dokumentation mit integrierter EDV-Inventarisierung ist in ihrer Grundversion in 10 Module unterteilt

  • Netzwerk-Dokumentation

  • Netzwerk-Verwaltung           

  • Hardware-Inventarisierung   

  • Software-Inventarisierung    

  • Telefon-Inventarisierung  

  • Service-Dokumentation

  • Aufgaben-Dokumentation        

  • Planung von Neuanschaffungen  

  • Datenbank-Abfragen

  • Datenbank-Berichte

→ siehe auch Grafik zum strukturellen Aufbau 

 

Screen-Shoots der Inventarisierung


Startbildschirm

Im Inventar Verwaltungs-Center werden zentral alle Anwendungen gestartet, die für die EDV-Inventar Verwaltung, die Auswertung der Datenbank und die grafische Netzwerk-Dokumentation benötigt werden.          

→ Screen-shoot

 

Hardware-Inventarisierung

Um neues EDV-Inventar anzulegen, welches mit seinen Eigenschaften in der Netzwerk-Dokumentation grafisch dargestellt werden kann, müssen hier die entsprechenden Formulare gestartet werden. Da jedes EDV-Inventar über ganz spezielle Eigenschaften verfügt, werden an dieser Stelle auch spezielle Formulare explizit für jedes Gerät im Netzwerk zur Verfügung gestellt. Dies ermöglicht die genaue Definition von Eigenschaften zu jedem Gerät, und so auch einen genauen Überblick sowie entsprechende Auswertungen.
→ Screen-shoot Start HW-Inventarisierung

→ Screen-shoot Server
→ Screen-shoot Clients
→ Screen-shoot Monitore
→ Screen-shoot Drucker
→ Screen-shoot Switches
→ Screen-shoot Sonstige

Hinweis: Unter Sonstige können z.B. Print-Server, Etiketten-Drucker, Scanner, Router, KVM-Switches, USV, WLAN-Geräte, usw. inventarisiert werden. Die Definitionen zu den Geräten sind frei wählbar.

 

Software-Inventarisierung
Die gesamte Unternehmens-Software, lokal installierte Software auf Client-PCs, Software, die über Citrix auf den Clients läuft, oder lokal installierte Sonder-Software, können an dieser Stelle definiert und inventarisiert  werden, sowie entsprechende Lizenz-Informationen hinzugefügt werden.
→ Screen-shoot (nur für Standard-Software)

 

Telefon-Inventarisierung

Mit der Telefon-Inventarisierung kann das gesamte Telefon-Inventar in einem Unternehmen erfasst werden.

→ Screen-shoot Telefon-Inventar

 

 

 

 

 


   

Service-Dokumentation

Mit der Service-Dokumentation ist es möglich Auswertungen zu Fehlern im Netzwerk bzw. am EDV-Inventar zu starten. Dies ist sinnvoll, um feststellen zu können, welche Fehler an welchen Geräten wie häufig aufgetreten sind, um darüber Fehlervermeidungs-Strategien entwickeln zu können.
→ Screen-shoot

 

Aufgaben-Dokumentation

Mit der Aufgaben-Doku können zu erledigende Aufgaben am Netzwerk festgehalten werden. Verantwortliche Personen definieren hier die Aufgaben, während ausführende Personen hier nachlesen können, was zu erledigen ist.

→ Screen-shoot

 

Planung von Neuanschaffungen

In dieser Rubrik können Neuanschaffungen geplant werden. Die entsprechenden Items dazu sind in den Formularen definiert. Beispielhaft hier Screen-shoots zu Server und Clients.

→ Screen-shoot Server

→ Screen-shoot Clients

 

Netzwerk-Verwaltung

In der Netzwerk-Verwaltung können zentral Anwendungen gestartet werden, mit denen die Netzwerk-Verwaltung möglich ist. Diese Programme müssen zuvor eingebunden werden. Möglich sind hier als Beispiele der MS-Netzwerk-Monitor, ein Packet-Analyser, der MS-Security-Analyser, ein Host-Monitor, der die einzelnen Geräte überwacht, etc.

→  Screen-shoot Netzwerk-Verwaltung

 

Datenbank-Berichte und Abfragen

Über die vordefinierten Berichte und Abfragen können solche erstellt werden. Auswertungen der Datenbank für einen schnellen Überblich über das EDV-Inventar sind hier möglich. Nachfolgend ein Screen-shoot des Start-Bildschirmes.

→ Screen-shoot Berichte

 

Beispiele für vordefinierte Abfragen:

  • Welcher Benutzer hat welchen Computer, welchen Monitor, welchen Drucker und welches Telefon?

  • In welchem Standort steht welcher Computer, welcher Monitor, welcher Drucker, usw.?

  • Welche Sondergeräte, wie PServer, Eti-Drucker, Scanner oder Beamer sind in welchem Standort vorhanden?

  • u.v.m.

Beispiele für vordefinierte Berichte:

  • Welcher Server hat wieviel RAM und welchen Prozessor mit welcher Taktfrequenz?

  • Welcher Client hat wieviel RAM und welchen Prozessor mit welcher Taktfrequenz?

  • Welcher Server hat welche IP- und welche MAC-Adresse?

  • Welcher Client hat welche IP- und welche MAC-Adresse?

  • Welcher Server hängt an welchem Datenenverteiler, Switch und Switch-Port?

  • Welcher Client hängt an welchem Datenenverteiler, Switch und Switch-Port?

  • Welcher Drucker hängt an welchem Datenenverteiler, Switch und Switch-Port?

  • Welcher Server hat welche Funktion?

  • Welcher Drucker hat welche IP- / MAC-Adresse und einen externen Print-Server?

  • Welcher Drucker braucht welchen Toner?

  • u.v.m.

Anmerkung: Die Gestaltung der Formulare kann bei Bedarf an ein firmeneigenes Design angepasst werden. Alle Items sind frei wählbar.

 

Screen-Shoots der graf. Netzwerk-Dokumentation

Netzwerk-Dokumentation
Mit dieser Anwendung kann über eine grafische Benutzeroberfläche durch das ganze Netzwerk navigiert werden, um EDV-Inventar und dessen Eigenschaften an bestimmten Orten einzusehen. Die Anwendung läuft in einem Browser ab. Alle Geräte oder weitere hinterlegte Links verzweigen mit einem Klick zu weiteren Informationen (Eigenschaften des Gerätes oder Romote-Zugriff auf ein Gerät), bzw. tiefer in die Unternehmens-Struktur (Standort -> Gebäude -> Stockwerk -> Raum -> Gerät -> Geräte-Eigenschaften).

→  Screen-shoot Startbildschim der Netz-Doku, verschiedene Standorte

→  Screen-shoot Startbildschirm, einzelner Standort

→  Screen-shoot Einzelnes Gebäude

→  Screen-shoot Stockwerk

→  Screen-shoot Büro

→  Screen-shoot Server-Raum

 

Integrierte Switch-Dokumentation

Da bei Fehlern im Netzwerk den Switches und Routern eine besondere Bedeutung zukommt, legen wir in unseren Netzwerk-Dokumentationen auch ganz besonderen Wert auf die genaue Dokumentation der Verbindungen von Servern zu Switches, Switches zu Routern und Switches zu Clients. Hierbei wird neben dem Direktzugriff auf die Switches und Router auch speziell die Verkabelung zwischen den einzelnen Geräten dokumentiert, sodass bei Netzausfall die einzelnen Verbindungen auch sehr schnell ersichtlich werden und geprüft werden können. Dabei werden die Verbindungen vom Client zur Dose, von der Dose zum Patchfeld, vom Patchfeld zum Switch sowie vom Switch zum Server oder Router berücksichtigt. Nachfolgend ein paar Screen-Shoots einer fiktiven Switch-Übersicht.

→  Screen-shoot Startbildschirm Switch-Dokumentation

→  Screen-shoot Switch-Übersicht

→  Screen-shoot Haupt-Switch

→  Screen-shoot Ports-Haupt-Switch

→  Screen-shoot eines Patchfeldes des Haupt-Switches

 

 

Unsere Vorgehensweise, wenn das gesamte System von uns im Unternehmen installiert werden muss

Wir entwickeln mit Ihnen zusammen eine sinnvolle Strategie, und erarbeiten mit Ihnen zusammen dann Umfang und Inhalt Ihrer Netzwerk-Dokumentation. Im Normalfall werden wir aber folgendermaßen vorgehen:

1. Schritt  Installieren unserer Datenbank (bei Bedarf mit
                   SQL-Server-Anbindung) auf einem Server oder PC in Ihrem
                   Unternehmen. Ein eigener Server zur Aufnahme des
                   SQL-Servers kann auf Wunsch ebenfalls von uns installiert
                   werden.

2. Schritt  Wenn gewünscht, anpassen von Tabellen und Formularen,
                   ganz auf Ihr Unternehmen zugeschnitten, in der Datenbank

3. Schritt  Sammeln von Informationen zu Hardware und Software
                   (wird über spezielle Software aut. abgefragt)

  • Welche Systeme gibt es im Netz (Server, Computer, Switches, Drucker, etc)

  • Welche Hardware ist in einem System verbaut

  • Welche Software ist auf einem System installiert

4. Schritt  Sammeln von netzwerk-relevanten Informationen zu jedem
                   System, wie z.B.: (wird über spezielle Software aut.
                   abgefragt)

  • Inventar-Nr.

  • IP-Adresse

  • Netzwerk-Name

  • MAC-Adresse

  • Betriebssystem

  • Funktion

  • Bereit gestellte Services

  • Besondere Konfigurationen

  • Standort

5. Schritt  Überführen der gesammelten Informationen in die Tabellen 
                   der Datenbank (muss manuell erfolgen).

6. Schritt  Anlegen der grafischen Benutzeroberfläche (Netzwerkplan)
                  
(wird über spezielle Software manuell realisiert), in die ein
                   bestehender Standort- bzw. Gebäude-Plan eingearbeitet
                   wird, so dass Standorte von PC-Technik schon hier schnell
                   hervor gehen. Bei nicht Vorhandensein kann ein solcher
                   Gebäude-Plan auch von uns erstellt werden.
                   Durch anklicken der einzelnen Komponenten
                   (Netzwerk-Geräte) dieses Netzplanes, können alle Daten
                   und Informationen dieser Komponenten eingesehen werden. 
                   Die einzelnen Informationen, die zu der Komponente 
                   verwendet werden sollen, sind frei definierbar.

7. Schritt   Verbinden der grafischen Benutzeroberfläche mit der
                    Datenbank, so dass alle Informationen aus der Datenbank
                    zu Netzwerk-Geräten innerhalb der grafischen
                    Benutzeroberfläche abgerufen werden können.


Vorgehensweise, wenn nur die Datenbank zur EDV-Inventarisierung erworben wird

Sie entscheiden zuerst, ob die geschlossene Lösung für Ihre Zwecke ausreichend ist. Weiter entscheiden Sie, ob wir diese einfache Inventarisierung durchführen sollen, oder ob Ihr Unternehmen das selber machen will.

Oder Sie entscheiden sich für die offene Lösung. Hierbei kann Ihr Unternehmen frei unsere vorgefertigte Datenbank nach eigenen Wünschen anpassen, und die Inventarisierung sowie die Netzwerk-Dokumentation selber durchführen.

 

Bestellung der aktuellen Version 3.0 zu Testzwecken

Die aktuelle Version 3.0 kann zu Testzwecken bei uns ausschließlich nur als DVD bestellt werden. Die Testphase darf 30 Tage nicht überschreiten. Es gelten unsere  →   AGB

→   Bestellung PCT-Netzwerk-Dokumentation zu Testzwecken


Zum Ausführen der enthaltenen graf. Beispiel-Netz-Doku ist ein Visio-Viewer erforderlich
→   Download Visio-Viewer

 

Weitere Ansichten für kleinere Netzwerke

Beispiel-Netzplan für eine kleine Firma mit einem Standort in einer Etage, ohne SQL-Anbindung (die Eigenschaften werden direkt im Netzplan vorgehalten, oder mit Doppelklick auf ein Gerät).

→  Beispiel-Netzplan
→  Beispiel-Netzplan mit Komponenten-Eigenschaften

 

Beispiel-Netzplan für eine kleine Firma mit einem Standort in mehreren Etagen, ohne SQL-Anbindung

→  Beispiel Gebäude-Plan mit zentralisierten Servern

→  Beispiel Gebäude-Plan mit zusätzlichen Abteilungs-Servern

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

→  Kurzübersicht Dokumentationen