Arbeitsfluss optimieren und nach ISO zertifizieren, durch zentrale Bereitstellung des Produktions-KnowHows

Produktionswissen sichern

Im Zeitalter der Informationstechnologien ist schnell verfügbare Information oft der Schlüssel zum Erfolg, da schnell verfügbare Information wertvolle Produktionszeit einspart, was die Produktionskosten senkt.

In vielen Firmen wird umfangreiches Produktionswissen oftmals nur, oder zum großen Teil, in den Köpfen einzelner Mitarbeiter bereit gehalten. Diese werden von anderen Mitarbeitern dann oft konsultiert, und so geht wertvolle Produktionszeit vieler Mitarbeiter unproduktiv verloren. Der Ausfall dieser KnowHow-Träger durch Krankheit oder gar eigene Kündigung hat oftmals fatale Folgen für die Produktion des Unternehmens.

Auch das Bereithalten von Produktionswissen in Papier-Archiven ist immer noch eine sehr weit verbreitete Produktions-Methode. Mitarbeiter müssen diese Archive aufsuchen und langwierige Suchaktionen in den Ordnern starten, um an die Informationen zu kommen, die sie zur Produktion oder für einen Verwaltungsakt benötigen. Auch hier geht wertvolle Zeit verloren, die sonst der Produktion zugute kommen würde.

Meistens aber wird Produktions- oder Verwaltungswissen in willkürlichen, undurchsichtigen Verzeichnisstrukturen auf einem File-Server im Netzwerk zur Verfügung gestellt. Da Unternehmensstrukturen oft sehr umfangreiche Verzeichnisstrukturen aufweisen, weil der Datenbestand im Laufe der Jahre sehr schnell anwächst, wird hier das Finden bestimmter Information oft zu einem wahren Glücksspiel. Deswegen sind in solchen Szenarien logisch strukturierte Verzeichnisebenen unbedingte Voraussetzung, um schnell an die notwendigen Informationen zu kommen.

Innerbetriebliche Lösungen

Das gesamte Produktionswissen muss in digitaler Form in einer effizienten, logischen Struktur im PC-Netzwerk zur Verfügung gestellt werden. Dies bringt für Unternehmen die folgenden Vorteile:

• Im Verwaltungs- sowie im Produktionsbereich wird
  wertvolle Arbeitszeit eingespart, da langwieriges,
  manuelles Suchen nach Informationen in Papier-Ordnern oder durch Befragungen von Mitarbeitern entfallen kann.

• Information ist so von jeder Stelle im Unternehmen
  einsehbar, wo sich ein Computer befindet.

• Suchvorgänge können elektronisch durchgeführt
  werden, was meistens effizienter und schneller vor sich geht, als die manuelle Suche.

• Unternehmenswissen steht und fällt nicht mit 
  KnowHow-Trägern.

• Durch die Verteilung entsprechender Zugriffsrechte
  können übergreifend und/oder abteilungsweit Zugriffe auf Daten geschützt werden und so nur den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, die diese Informationen auch benötigen.

• Dokumentierte Arbeitsabläufe sowie das Vorhandensein aller notwendigen Formulare (siehe auch Formulare und PAP) dienen weiter der Zertifizierung des Unternehmens nach ISO 9001:2000.

Die Praxis

Für innerbetriebliche Dokumentationen / Arbeitsanweisungen bieten sich überwiegend drei Formen der Zugriffsmöglichkeiten an:

• Dokumentationsbereitstellung mittels eines Intranets (HTML-Technolgie)

• Dokumentationsbereitstellung mittels PDF-Dokumenten

• Dokumentationsbereitstellung mit Word/Excel/JPG-Dokumenten

• zusätzlicher Einsatz einer Datenbank

Wenn die Art der Bereitstellung geklärt ist, erstellen wir danach alle Dokumente, die zur Produktion oder für Verwaltungsabläufe benötigt werden. Dies können sein

• Arbeitsanweisungen

• Prüfanweisungen

• Verpackungsanweisungen

• Ablauf-Diagramme zu Prozessen (→ siehe auch PAP´s)

• Montage-Anweisungen

• Formulare (→ siehe auch Formulare)

• und vieles mehr

Sämtliche Dokumente werden in einer dem Unternehmen gerecht werdenden Form übersichtlich dargestellt.

Unsere Vorgehensweise

Für Dokumentationen / Arbeitsanweisungen, die mittels eines Intranets im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden sollen, wird von uns ein HTML-Server (IIS) im Netzwerk installiert. Die notwendigen HTML-Seiten, die alle arbeitsrelevanten Informationen enthalten, werden von uns erstellt und auf dem HTML-Server im Netzwerk zur Verfügung gestellt. 
(→Siehe auch Dokumentation als HTML-Lösung)

Für Dokumentationen / Arbeitsanweisungen, die mittels PDF-Dokumenten im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden sollen, erstellen wir eine logische Verzeichnisstruktur auf dem File-Server nach Abteilungen und darin nach produktions- und/oder verwaltungsrelevanten Vorgehensweisen, in denen die PDF-Dokumente abgelegt werden. 
(→ Siehe auch Dokumentation als PDF-Lösung)

Für Dokumentationen / Arbeitsanweisungen die nach kundenspezifischen Vorgehensweisen erstellt werden sollen, analysieren wir mit Ihnen zusammen Ihre Produktionsumgebung, und entwickeln daraus die notwendigen Dokumente (z.B. Word, Excel, usw.), und legen diese nach Ihren Vorstellungen im Netzwerk ab. 
(→ Siehe auch Dokumentation als kundenspezifische Lösung)

→ Beispiel innerbetriebliche Dokumentation als JPG (Arbeitsanweisung)

→ Beispiel innerbetriebliche Dokumentation als DOC (Arbeitsanweisung)

→ Beispiel innerbetriebliche Dokumentation als PDF (Arbeitsanweisung)

→ Beispiel innerbetriebliche Dokumentation als PDF (Arbeitsanweisung)

→ Beispiel für den Aufbau eines intranets (gefüllt mit Arbeitsanweisungen, Informationen im HTML-Format)

→ Weitere Beispiele Dokumentationen / Arbeitsanweisungen