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Eine
einheitliche Strategie verfolgen
Intranets
erobern immer mehr innerbetriebliche EDV-Strukturen, da die vielen
Vorteile immer mehr Firmen bekannt wird. Eine reine PDF-Struktur, die
nur in einer Verzeichnisstruktur auf dem Server liegt, hat
gegenüber dem Intranet einige Nachteile, ist aber immer noch sehr gut
geeignet zur innerbetrieblichen Dokumentation, auch hinsichtlich der
gleichzeitigen Verwendung zur Dokumentation für Kunden.
Gemischte
Lösungen mit Standard-Dokumenten wie Word, Excel, Jpeg-Formaten, reinen Text-Dateien
(txt) und PDF´s, bieten eigentlich fast nur Nachteile, sind
aber komischer Weise am weitesten verbreitet. Solche Strukturen
wachsen aus keinen klaren Richtlinien hinsichtlich der
innerbetrieblichen Unternehmensstrategie und sind, einmal gewachsen,
hinterher nur sehr schwer wieder in eine dem Arbeitsfluss dienende
Struktur zurückzuführen.
Die
meisten Firmen können oder wollen sich keine eigene Abteilung für
ihre innerbetriebliche oder Kunden-Dokumentation leisten. Bestenfalls
erledigen Fremdfirmen ein Mindestmaß der anfallenden Arbeiten.
Deswegen werden in vielen Betrieben oft von vielen Mitarbeitern die
notwendigen Dokumente erstellt. Leider von jedem nach eigenen
Vorstellungen. Klare Richtlinien hinsichtlich dem Aufbau des
Dokuments, oder gar vorgefertigte Formulare, die eine einheitliche
Gestaltung der Dokumente vorgeben, gibt es meist nicht. Heraus kommt
ein jahrelang gewachsenes Sammelsurium von Word-, Excel- und/oder
txt-Dateien, die jegliche Form vermissen lassen, und auch noch in
Verzeichnisstrukturen abgelegt werden, die alles andere als dem
logischen Aufbau des Produktions- oder Verwaltungswesens entsprechen.
In
solchen Szenarien ist produktives Arbeiten oder kostengünstige
Verwaltungsarbeit schlichtweg nicht möglich. Auch hinsichtlich einer
ISO-Zertifiziereung, ohne die, zumindestens im europäischen Raum,
heutzutage kaum noch Absatzmöglichkeiten bestehen, sind solche
Dokumentstrukturen absolut nicht geeignet.
Der
größte Nachteil solcher Dokumente ist allerdings, dass Word- oder
Excel-Dateien (Word oder Excel ist auf jedem Computer heute
vorhanden), von jedem nach dem Öffnen dieser, einfach geändert
werden können. HTML oder PDF-Dokumente dagegen können nur geändert
werden, wenn ein HTML-Editor oder ein Programm zum Erstellen
von PDF-Dokumenten vorhanden ist, was auf dem allermeisten Computern eher
nicht der Fall ist.
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