PDF-Dokumente innerbetrieblich und/oder für Kunden-Dokumentation nutzen

Was sind PDF-Dokumente

PDF ist ein Datei-Format, welches von der Fa. Adobe erfunden wurde. PDF-Dokumente haben den Vorteil, dass sie nachträglich nicht verändert werden können, wie dies z.B. bei Word- oder Excel-Dokumenten der Fall ist. D.h., dass man solche Dokumente veröffentlichen kann, ohne dass die  Gefahr besteht, dass sie hier nachträglich manipuliert  werden können. Dieser Vorteil greift aber nur solange, wie Benutzer keine entsprechende PDF-Software haben, mit der dies dann doch möglich ist.

Der Inhalt von PDF-Dokumenten wird zuerst mit einer entsprechenden Software (z.B. Word) verfasst. Ist das Dokument erstellt, wird die Datei in das PDF-Format konvertiert. 

PDF-Dokumente bieten für die zur Verfügungsstellung von Dokumentationen innerbetrieblich sowie für Kunden ähnliche Vorteile wie die HTML-Technologie. So können diese Dokumente von Benutzern nicht verändert werden, oder zusammen gehörende Teile einer Dokumentation können über eine Link-Leiste übersichtlich miteinander verbunden werden. Bei PDF-Dokumenten funktioniert dies aber nur innerhalb des selben Dokuments, nicht wie bei der HTML-Technologie, wo viele einzelne Dokumente logisch geordnet miteinander verbunden werden können.

PDF-Dokumente eignen sich für alle Arten der Dokumentation oder Informationsverbreitung. Insbesondere aber lassen sich PDF-Dokumente zur Verbreitung von Formularen innerbetrieblich oder für Kunden hervorragend einsetzen.

Innerbetriebliche Lösungen zur Produktion oder der Verwaltung mit PDF-Dokumenten

• Das gesamte Produktions- bzw. Verwaltungswissen muss in digitaler Form als PDF-Dokumente in einer effizienten, logischen Verzeichnis-Struktur oder im Intarnet im PC-Netzwerk zur Verfügung gestellt werden. 

• Zusammen gehörende Teile einer Dokumentation müssen innerhalb des selben Dokuments über eine Link-Leiste miteinander verbunden werden.

• Mitarbeiter müssen über den richtigen Gebrauch der
  Dokumente und der vorhandenen Verzeichnis-Struktur
  geschult werden.

Die richtigeVorgehensweise in dieser Verzeichnis-Struktur ist entscheidend darüber, ob Produktions- bzw. Verwaltungszeit effektiv genutzt wird.

Kunden-Dokumentationen als PDF-Lösung

Für die Bereitstellung von Dokumentationen für Kunden in digitaler Form eignet sich die PDF-Lösung ebenfalls in ausgezeichneter Weise. Insbesondere Betriebsanleitungen, Datenblätter oder andere Informationen zu einem Produkt lassen sich als PDF-Dokument hervorragend veröffentlichen. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn Betriebsanleitungen oder sonstige Informationen nur als digitale Form auf der eigenen Internet-Seite zur Verfügung gestellt werden sollen (sehr kostenreduzierend), oder wenn zusätzlich zur Dokumentation als Print-Medium ein Download von der Internet-Seite vorhanden sein soll.

Ein weiterer Vorteil dieser Lösung ist, dass Dokumente für beidseitigen Gebrauch (innerbetrieblich oder für Kunden) nur einmal hergestellt werden müssen, wenn sie die gleichen Informationen enthalten.

PDF-Dokumente können so hergestellt werden, dass sie ohne weitere Bearbeitung als Druckvorlage in einer Druckerei verwendet werden können, soll die Dokumentation auch als Print-Medium vorliegen.

Unsere Vorgehensweise

Für innerbetriebliche Dokumentationen, die mittels PDF-Dokumenten im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden sollen, erstellen wir alle produktions- und/oder verwaltungsrelevanten Dokumente im PDF-Format. Wir analysieren mit Ihnen zusammen Ihre Produktions- bzw. Verwaltungsumgebung und erstellen daraus eine logische Verzeichnisstruktur auf dem File-Server nach Abteilungen und darin nach produktions- und/oder verwaltungsrelevanten Vorgehensweisen, in denen die PDF-Dokumente abgelegt werden. 

Wir schulen Ihre Mitarbeiter über den richtigen Gebrauch der PDF-Dokumente und der Verzeichnis-Struktur, so dass sehr effizient mittels der EDV im Unternehmen gearbeitet werden wird.

Für die Dokumentation für Kunden (z.B. als Betriebsanleitung) erstellen wir die notwendigen Unterlagen im PDF-Format und stellen diese in der Verzeichnisstruktur des Unternehmens zum Verschicken an Kunden per e-mail zur Verfügung. Auch das Hochladen auf die eigene Internet-Seite und das Verlinken innerhalb der Seite übernehmen wir, wenn die Dokumentation dort zur Verfügung stehen soll. Für den zusätzlichen Gebrauch als Print-Medium fertigen wir das PDF-Dokument bei Bedarf auch gleich für die Druckerei.

→ Beispiel PDF-Lösung als innerbetriebliche Dokumentation
→ Beispiel PDF-Lösung als Kunden-Dokumentation
→ Weitere Beispiele für Dokumentationen als PDF,JPG, usw.