Print-Medien für die Produkt- Dokumentation für Kunden nutzen

Print-Medien behalten ihren Stellenwert

Mit dem Einzug der Informations-Technologie in die Geschäftswelt und den privaten Bereich, sind digitale Dokumente für Kunden immer mehr auf dem Vormarsch. Immer mehr Firmen gehen dazu über Ihre Produkt-Dokumentation, und sogar ihre Produkte (soweit möglich), ausschließlich auf ihrer Internet-Seite zur Verfügung zu stellen (äußerst kostengünstig). Dennoch werden Dokumentationen als Print-Medium auch in absehbarer Zeit ihren Stellenwert als Beilage zum gelieferten Produkt behalten. Computer verbreiten sich zwar immer schneller, aber viele Kunden verfügen auch heute noch nicht über einen problemlosen Zugang zum Internet.

Vorteile und Nachteile von Print-Medien

Produkt-Dokumentationen als Print-Medium haben folgende Vor- und  Nachteile. 

Vorteile:

• Sie können einer breiten Masse von Kunden als
  Produktbeilage zu Verfügung gestellt werden.

• Kunden benötigen keinen Computer und/oder
  Internet-Zugang, um an die Dokumentation zu kommen.

• Die Druckvorlage, wenn sie als PDF erstellt wurde, kann
  gleichzeitig als Download auf der eigenen Internet-Seite
  zur Verfügung gestellt werden.

Nachteile:

• Sie sind in der Herstellung außergewöhnlich teuer, da
  neben der Herstellung einer Druckvorlage zusätzlich eine Druckerei die Herstellung des fertigen Print-Mediums in entsprechenden Stückzahlen übernehmen muss.

• Ist der Inhalt der Dokumentation nicht mehr aktuell (wenn kurzfristige Änderungen vorgenommen werden müssen), können noch vorhandene Print-Medien nicht geändert, sondern müssen vernichtet werden.

Print-Medium planen

Da es sich bei einer Dokumentation als Print-Medium meistens um kostenintensivere Lösungen handelt, bedürfen diese auch einer genaueren Planung. Für Produkt-Dokumentationen für Kunden als Print-Medium kann man in erster Linie folgende Arten in Betracht ziehen:

• Betriebanleitungen

• Datenblätter

• Produkt-Kataloge

• Übersichten zu Produkt-Reihen

• Flyer zu einzelnen Produkten

Jedes einzelne Dokument hat seine eigenen Inhalte und seine eigene Struktur, nach der das Dokument logisch aufgebaut werden muss.

→  siehe auch  Produkt-Präsentationen

Unsere Vorgehensweise

Nachdem festgelegt wurde, welche Art der Dokumentation erstellt werden soll, analysieren wir mit Ihnen zusammen, welche Inhalte die Dokumentation enthalten soll und mit welchem minimalen Aufwand die notwendigen Sachverhalte dargestellt werden können (nur Text und/oder Grafik). Ebenfalls ist hier festzulegen, ob die Dokumentation farbig (3-farb-Druck, 4-farb-Druck), oder in schwarz/weiß erstellt werden soll. Ein weiterer wichtiger Entscheid ist der Umfang der Dokumentation (einseitig, zweiseitig, mehrere Seiten). Wir erstellen dann die notwendige Druckvorlage, mit der die Druckerei das Print-Medium in entsprechender Stückzahl herstellen kann. Wenn notwendig, übernehmen wir auch die  Abwicklung des Auftrages mit der Druckerei.

Alle o.g. Entscheidungen müssen natürlich auf der Basis der Herstellbarkeit getroffen werden. Viele Firmen erwarten hier aus kostengründen die s.g. Quadratur des Kreises, also wenig Zeitaufwand und kleine Dokumentationen. Dies ist sicherlich bis zu einem bestimmten Punkt möglich und auch unser Bemühen, wenn die Dokumentation ausschließlich für Insider erstellt werden soll. Für Laien muss eine Dokumentation allerdings etwas umfangreicher erstellt werden (Schritt für Schritt-Anleitungen), wenn man Ärger mit Kunden schon im Vorfeld aus dem Weg gehen möchte.

Da Print-Medien heute als spezielles PDF erstellt werden, wird an dieser Stelle auch ein PDF als Beispiel dargestellt.

→  Beispiel Druckvorlage für Print-Medien (Anschluss-Anleitung)

→  Beispiel 2 Druckvorlage für Print-Medien (Datenblatt)

→  Weitere Beispiele Druckvorlagen für Print-Medien