Die vielen Vorteile von e-mails zur schnellen und kostengünstigen Kommunikation nutzen

Bessere Kommunikation

Wo ein PC-Netzwerk ist, kann e-mail zur schnellen Kommunikation zwischen den Mitarbeitern der eigenen Firma, oder bei einem zusätzlichen Zugang zum Internet, auch zur Kommunikation zu externen Geschäftspartnern, Kunden oder sonstigen Empfängern, genutzt werden. Die Vorteile von e-mail gegenüber herkömmlichen Briefen liegen eindeutig auf der Hand:

• Eine e-mail ist quasi sofort beim Empfänger

• Die Empfänger müssen ihre Arbeit nicht unterbrechen, wie bei einem Telefonanruf 

• Der Absender muss den Brief nicht ausdrucken, in einen Briefumschlag stecken, adressieren und frankieren 

• Der Empfänger muss keinen Briefkasten leeren und den Brief nicht öffnen 

• Es entsteht insgesamt also viel weniger Zeitaufwand für die Post

• Die Kosten für Porto und Material fallen sehr viel geringer aus

• e-mails können auf dem Computer sofort weiter verarbeitet werden

• e-mails können gleichzeitig an viele Empfänger verschickt werden

• e-mails können besser archiviert und aufgehoben werden

Weitere wichtige Vorteile
Viele weitere Vorteile gegenüber herkömmlicher Post können mit e-mails erreicht werden. So ist es möglich, dass e-mails automatisch an eine andere Empfänger-Adresse weiter geleitet werden können. Die Weiterleitung kann auch als SMS oder Fax erfolgen. Auch anders herum ist dies möglich. Faxe und SMS können in eine e-mail-Kommunikation umgewandelt werden. Bei Abwesenheit des Empfängers kann automatisch eine Abwesenheitsnotiz an den Adressaten zurück geschickt werden, so dass dieser weiß, dass die mail noch nicht gelesen worden ist. Ebenfalls kann vom Adressaten eine Lesebestätigung angefordert werden. An mails können Anhänge gehängt und mit verschickt werden (Dateien, wie Texte, Bilder, Filme (alles, was auf dem Computer hergestellt werden kann)).

Natürlich haben e-mail auch einige Nachteile.

Die kommerzielle Nutzung von e-mail
e-mails dürfen nicht einfach zu Werbezwecken an neue potenzielle Kunden zu Werbezwecken verschickt werden. Dies ist nur für einen bestehenden Kundenstamm zulässig, oder der neue Kunde ist vorher gefragt worden, und hat seine ausdrückliche Genehmigung dazu gegeben.
Des Weiteren haben e-mails keinerlei Beweiskraft. Ob eine mail wirklich angekommen ist, oder ob man eine mail wirklich verschickt hat, kann nie eindeutig bewiesen werden. Nur mails, die über eine digitale Signatur verfügen, werden gerichtlich anerkannt.

Unsere Vorgehensweise
Wir installieren in Ihrem Unternehmen einen eigenen e-mail-Server, der alle ein- und ausgehenden mails aller Nutzer in Ihrem Unternehmen verwaltet. Je nach Ausrichtung Ihrer mail-Bedürfnisse, kann der e-mail-Server als eigenständiger mail-Server konfiguriert werden, der direkt mit dem Internet verbunden ist, oder als s.g. Bridgehead-Server, der alle mails nur vom mail-Provider abholt, verwaltet, und diese an die einzelnen Nutzer verteilt. Die meisten Unternehmen nutzen Provider für ihren Internet-Auftritt und ihre e-mail-Verwaltung, da gegenüber einer eigenen Internet-/mail-Verwaltung der Kostenaufwand sehr viel geringer ausfällt.
Mail-Clients (Nutzer-Computer) werden bei Bedarf so von uns so eingerichtet, dass sich jeder Benutzer an jedem Computer im Unternehmen anmelden kann, und immer auf seine mails zugreifen kann (Multiuser-Umgebung).