Arbeitseffizienz steigern durch abbilden der Geschäftsabläufe auf die Software-Struktur

EDV-gestützte Abläufe in Unternehmen sollten heute selbstverständlich sein

Seit die ersten Firmen vor ca.25 Jahren angefangen haben ihre Papier-Archive auf EDV umzustellen, werden zwischenzeitlich immer mehr Bereiche in Unternehmen mit EDV-Maßnahmen abgedeckt. Neben dem herkömmlichen Arbeiten mit  Computern werden Telefonie, Fax, Telekonferenz über multimediagestützte Zusammenarbeit (Video-Konferenz) zwischen räumlich getrennten Mitarbeitern bis hin zur Bereitstellung von Online-Informationsdiensten immer mehr zum Standard in EDV-Netzwerken. Alle diese Komponenten bringen aber nur Vorteile, wenn sie richtig und zielgenau in einem Unternehmen eingesetzt werden.

Computer und EDV-Netzwerke sind aus dem heutigen Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Es gibt heute kaum noch einen Arbeitsplatz, der nicht an irgendeinem Punkt eines Computers bedarf. Und es gibt heute wohl kaum noch Unternehmen, die glauben ohne EDV auskommen zu können. Die Arbeitseffizienz in Unternehmen wird sich durch dieses Medium in der Arbeitswelt aber nur in dem Maße verbessern, umso besser die Realität der Geschäftsabläufe mit den hardware- und softwaremäßigen Abläufen in der EDV übereinstimmt. Falsche Einrichtung der EDV wird den Arbeitsaufwand eher steigern und Mitarbeiter dahin bringen, sich mit der EDV herumzuquälen, anstatt ihre Arbeit zu machen, für die sie bezahlt werden.

Analyse der Geschäftsabläufe für die richtige Software-Auswahl

Mit welcher Programm-Software und mit welchem(n) Betriebssystem(en) Unternehmen ihre Arbeitsabläufe am Besten bewältigen können, ergibt sich aus einer eindeutigen Analyse dieser Abläufe. Während in kleineren Unternehmen sicher noch vieles mit herkömmlichen Office-Anwendungen bewältigt werden kann, sollte in Unternehmen mit größerem Datenaufkommen sicher eher eine Datenbank  zum Einsatz kommen. Diese empfiehlt sich auch überall dort, wo ein umfangreicher Artikel-Stamm, Stücklisten und/oder Arbeitspläne usw. verwaltet werden müssen. Spezielle Software, wie z.B. umfangreiche Grafik-Programme für Konstruktionen, etc., müssen gesondert aus den Geschäftsabläufen heraus gearbeitet werden. Dies gilt auch für branchen-spezifische Programme. Dies ist der erste Schritt zu mehr Arbeitseffizienz.

Strukturiertes Arbeiten für mehr Arbeitseffizienz

Der zweite Schritt für mehr Arbeitseffizienz liegt sicher darin, dass die Ablage der Unternehmensdaten, die aus spezifischer Software anfallen, äußerst strukturiert erfolgen muss. Dass viele Mitarbeiter eines Unternehmens heute meistens mit einem sich überschneidenden Datenbestand arbeiten müssen, ergibt sich aus den sich überschneidenden Arbeitsabläufen, die die einzelnen Abteilungen in modernen Unternehmen heute haben. Arbeitsabläufe zwischen den einzelnen Abteilungen müssen reibungslos ineinander übergehen. Nur so können Zeitverluste im Arbeitsaufwand vermieden und Arbeitseffizienz gewährleistet werden. Daten müssen also nach Abteilungen abgelegt werden. Zugriffsrechte auf diese Daten dürfen nur den Mitarbeitern erteilt werden, die auch wirklich mit dem jeweiligen Datenbestand arbeiten müssen.

Ein weiteres wichtiges Kriterium an dieser Stelle ist auch der Standort der Server im Netzwerk (Netzwerk-Design), auf denen diese Abteilungsdaten liegen. In größeren Unternehmen mit größeren Datenaufkommen kann sich der falsche Standort sehr negativ auf die Arbeitseffizienz auswirken.

Beispiele

Server-Betriebssysteme
-   Windows NT4-Server
-   Windows 2000-Server
-   Windows 2003-Server
-   Windows 2003-Server Small Business
-   Windows 2008-Server
-   Unix- oder Linux-Server

Client-Betriebssysteme
-   DOS
-   Windows 3.11
-   Windows 95/98
-   Windows ME
-   Windows NT4
-   Windows 2000
-   Windows XP
-   Windows Vista
-   Windows 7
-   Linux

Datenbanken
-   MS-SQL-Server mit Access-Clients
-   Oracle-Server mit branchen-spezifischen Client-Lösungen
-   MS-SQL-Server mit branchen-spezifischen Client-Lösungen
-   Oracle-Server mit Access-Clients

Software
Branchen-spezifische Software hier aufzuführen, würde den Rahmen der Seite sprengen. Hier kann nur von Fall zu Fall entschieden werden

Grafischer Bereich
-   Corel Draw
-   Corel Photo-Paint
-   Adobe Photo Shop
-   Auto CAD
-   MS Visio

Dokumentations-Bereich
-   Adobe Illustrator
-   Adobe Page Maker
-   Quark Express

usw.

Obige Aufzählungen sind nur als kleine Beispiele zu verstehen. Welche(s) Betriebssystem/Software wo zum Einsatz kommen soll, muss aufgrund der Geschäftabläufe analysiert werden.

Aktualität von Betriebssystemen, Programmen und Hardware
In vielen Betrieben wird in bestimmten Bereichen immer noch mit Windows 3.11 oder sogar noch mit DOS 6.22 gearbeitet, die auf 386er-Systemen ihren Dienst verrichten (z.B. Mess-Rechner). Genauso wird mit GHz-Rechnern Win XP, Win Vista und allem was dazwischen liegt gearbeitet. Es ist ein großer Irrtum zu glauben, dass alle Welt nur mit dem Neusten vom Neuesten arbeitet. Teilweise trifft dies auf den privaten Bereich zu, da hier die Werbung ihren Zweck erfüllt. In Betrieben sieht die Situation jedoch sehr anders aus, da Betriebe sicherlich nicht dazu bereit sind, alle 1-2 Jahre neue Hard- oder Software anzuschaffen, was oft nur mit erheblichen finanziellen Mitteln ermöglicht werden kann. In Betrieben geht es nicht darum, immer das Neuste vom Neusten zu haben, sondern der betriebliche Ablauf muss über die EDV realisierbar sein. Und solange dies mit vorhandener EDV-Struktur bewältigt werden kann, wird dies auch mit älteren Systemen und älterer Software durch geführt werden.

Unsere Vorgehensweise für die richtigen Entscheidungen im Bereich Software

Wir analysieren mit Ihnen zusammen Ihre Geschäftsabläufe und ermitteln daraus den eindeutigen Bedarf an Betriebssystemen und Software für die einzelnen Client-PC´s und Server. Jedes dieser Software-Programme hat spezielle Aufgaben im Unternehmen zu erfüllen, die heraus gearbeitet werden und an die Unternehmens-Abläufe angepasst werden müssen. Alle Komponenten müssen optimal aufeinander abgestimmt werden.
Dies wird Ihre Kosten im EDV-Bereich erheblich senken, denn unsere Philosophie ist es, ihren Mitarbeitern eine optimal eingerichtete Arbeitumgebung zu geben, damit diese sich ganz auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Kein Mitarbeiter kann effizient arbeiten, wenn die EDV nicht so funktioniert, dass dies dem Arbeitsfluss entgegen kommt.